Geschreven door:
René van Leeuwen
Datum:
3/4/2018

Samenwerken, een kwestie van verleiden

Ik had onlangs een afspraak met een goede relatie. We hadden elkaar al een tijdje niet gesproken en hij was veranderd van werkomgeving. Na een allerhartelijkste begroeting zaten we aan een kopje koffie en toen ik vroeg hoe het nou echt met hem ging verzuchtte hij: “ik ben bij mijn vorige werkgever weggegaan vanwege het gebrek aan samenwerking tussen collega’s en tussen de verschillende organisatorische lagen. Maar hier loop ik tegen hetzelfde vraagstuk aan. Hoe doorbreek je dat nu? Ieder individu werkt vanuit een eigen afgebakend celletje en mensen bij elkaar zetten in de bekende aloude  kantoortuin levert ook geen enkel positief effect. En dan heerst er ook nog eens een cultuur van wantrouwen naar elkaar. Mensen passeren elkaar met het grootste gemak en ik heb het idee dat iedereen naar het organisatiebelang kijkt, zolang dat maar bijdraagt aan de persoonlijke agenda!”

Ik begreep hem wel. Niet alleen in zijn organisatie speelt dit vraagstuk. Organisaties met veel specialismen bij elkaar leiden nog al eens tot verkokering en vernauwing van het blikveld. Deze vernauwing is een goede voedingsbodem voor individualisme met het risico dat dit doorslaat in egoïsme. En het ergste is dat dit vaak ongemerkt in een organisatie sluipt. Het gevolg: teams ontwikkelen zich niet meer! In een eerdere blog beschreef ik al dat je, als je dit proces wilt keren, als eigenaar/manager een belangrijke rol hebt te vervullen. Maar dat is vaak niet voldoende. Er is meer nodig. We hebben het hier over een organisatiecultuur. En die verander je niet even op vrijdagmiddag om 15:30 uur zodat iedereen op maandagochtend weer fris en fruitig vanuit een veranderd perspectief op kantoor verschijnt.

Terug naar mijn afspraak: Mijn gesprekspartner gaf aan dat hij het organisatiepatroon graag wilde doorbreken en dat hij overwoog om groepsinterventies te gaan plannen waarin iedereen zijn frustratie en onvrede uit kon spreken.

Natuurlijk een mooi streven om het vraagstuk bij de wortel aan te pakken en van daar uit weer te gaan bouwen. Toch merk ik dat vaak het gevoel van wantrouwen (lees: gevoel van onveiligheid) zo groot is, dat het een brug te ver is om tijdens een dergelijke bijeenkomst volledige kwetsbaarheid te verlangen. Daarnaast monden dergelijke bijeenkomsten niet zelden uit in zoals ik het wel eens noem “Nee-jij! Kijk-eerst-eens-naar-jezelf-bijeenkomsten”. Het gevolg, de werkrelatie wordt nog verder verstoord.

Ik geloof er meer in dat je mensen vanuit de rationele veiligheid van werkactiviteiten successen moet laten ervaren en zo kunt verleiden om gemotiveerd samen te gaan werken. Belangrijk is dan wel dat mensen ondersteund worden om veilige werkvraagstukken hardop te delen en samen op te lossen. Maar elkaar van tips en advies voorzien is meestal niet zo’n probleem in dergelijke organisaties.

Deze aanpak wordt ‘Working Out Loud’ genoemd. Een typische werkdag in een organisatie waar de principes van Working Out Loud worden gehanteerd zou er dan ook zo uit kunnen zien:

DE EERSTE STAP ZET JE ALS HET BIJNA 9:00

Je zit je agenda voor de dag door te nemen. Kies één onderdeel van je dag, ga naar ‘de tijdlijn’ en schrijf er een statusupdate over. Bijvoorbeeld over die afspraak die je vanmiddag hebt bij een klant. Vertel waar de afspraak goed voor is, wat de voortgang is van het project met die klant, en wat je er interessant aan vindt.

Je mag het gewoon schrijven zoals je het op de gang zou vertellen. Hoppa, publiceren!

OM 11:00 VIND JE EEN VRAAGTEKEN IN JE MAILBOX

Je krijgt een mail van je teamgenoot Martha die jou een goede vraag stelt. Eentje waar je zelf zo gauw het antwoord niet op weet, maar je weet wel welke collega er wel thuis in is. Je plaatst een update op de tijdlijn waarin je de vraag herhaalt, en je vult aan: “Wie kan @Martha hiermee helpen? Misschien @Karel?”

Ook collega’s die hier niet direct bij betrokken zijn zien straks in het voorbij scrollen wat het antwoord is. Zo merk je al dat dit platform voor meer bewustzijn zorgt dan e-mail.

JE MAAG RAMMELT AL – MAAR EERST EVEN DIT

Ha, bijna lunchtijd. Voordat je gaat eten neem je een paar minuutjes om de updates in het team te bekijken. Je kijkt of je anderen kunt helpen met hun werk, of je eventueel ergens op kunt reageren. En anders is een ‘like’ ook goed, als blijk van steun, erkenning, betrokkenheid. Je ziet dat Louise net een vraag heeft gedeeld die ze van een klant kreeg tijdens de workshop die ze nu blijkbaar aan het geven is. Snel even antwoorden!

VOORDAT JE NAAR DE AFSPRAAK VERTREKT, HAAL JE EEN KOPJE KOFFIE

In het voorbijgaan hoor je Harry op de gang een wild idee roepen. ‘Zo kan het ook!’ denk je. Je loopt naar hem toe en tikt ‘m op zijn schouder. “Harry! Dat lijkt me eigenlijk wel wat. Zet je dat zo even op de tijdlijn?” “Eh, oké,” zegt Harry. Met opgetrokken wenkbrauwen, zo verrast is ie. Zet er maar bij dat ik het alvast een goed idee vind,” zeg je.

VLAK VOORDAT JE NAAR HUIS GAAT, MERK JE HET AL!

Je hebt je tas al gepakt en kijkt nog even gauw wat er allemaal gebeurt is die dag. Dan zie je weer waar het allemaal goed voor is. Karel heeft de vraag van Martha beantwoord. En Martha was niet de enige die daarmee geholpen was.

“Ik wist niet dat jullie hier ook mee bezig waren,” reageerde Henk onder die update.

“Wij beginnen deze week aan een zelfde project. Kun je me er meer over vertellen @ Martha?”

Zo hebben ze voorkomen dat Henk en zijn team het wiel helemaal opnieuw uit moeten vinden. Een stevige tijdbesparing.

“Nog bedankt hè!” zegt iemand achter je ineens. Het is Louise die net terug is gekomen na haar workshop. “Die vraag die ik postte, die zal ik wel vaker krijgen,” zegt ze. “Dus dat was handig.

Top.”

“Graag gedaan,” zeg je.

“Goed idee trouwens, van Harry,” zegt Louise.

Daarna informeert ze nog even naar jouw afspraak. Als ze vertrokken is, besluit je je enthousiasme nog even te delen met je collega’s op het Teamwise platform. “Inspirerende dag vandaag. Leuk om te zien wat we met elkaar kunnen delen @Louise, @Martha, @Karel,

@Harry en @Henk. Bedankt voor jullie input!”

En nou snel naar de bloemist voor mijn vrouw, benieuwd of ik haar na 25 jaar huwelijk nog steeds kan verleiden met een mooie bos bloemen. Want je moet wel continue je best doen om wat goed is ook goed te houden!

Met dank aan Jos Rouw van Teamwise voor het voorbeeld van een dag ‘Working Out Loud’.

Meer uit ons blog:

Datum:
27/3/2018
Hoe levert u meer toegevoegde waarde aan uw klanten?
Geschreven door:
René van Leeuwen
Lees verder
Datum:
20/3/2018
6 tips om te bepalen of het tijd is voor een Management Team
Geschreven door:
René van Leeuwen
Lees verder